Cluster Groups, Conference & Events Planning Coördinator

Algemene informatie

Cluster Groups, Conference & Events Planning Coördinator 
 DoubleTree by Hilton Royal Parc Soestduinen is op zoek naar een Cluster Groups, Conference & Events Planning Coördinator!
Ben jij de Event Planner met een hands-on mentaliteit en oog voor detail die ons Cluster Groups, Conference & Events team wil versterken? Dan is DoubleTree by Hilton Royal Parc Soestduinen op zoek naar jouw talent!
 
Als Cluster Groups, Conference & Events planning coördinator rapporteer je aan de Cluster Commercial Director, Cluster Groups,Conference & Events Manager, Cluster Groups, Conference & Events Assistant Manager en Cluster Groups, Conference & Events Supervisor.
 
Als Cluster Groups, Conference & Events planning coördinator houdt jij je bezig met:

• Het afhandelen van het planning proces voor evenementen nadat deze is bevestigd door de collega’s van het Cluster Groups, Conference & Events selling team.
• Draag jij zorg voor de communicatie en actieve opvolging met de gast.
• Zorg jij voor een vlotte en soepele uitvoering van de evenementen.
• Creëer je upsell mogelijkheden om de omzet en boekingswaarde te maximaliseren.
• Faciliteer je afspraken en rondleidingen met gasten indien nodig.
• Zorg je voor duidelijk en gedetailleerde communicatie tussen de betrokken afdelingen.
• Het creëren en versturen van de Banquet Event Orders en benodigde rapportages
• Neem je deel aan verkoopactiviteiten zoals Bring Back old Business, Key Prospects, Sales Blitz dagen etc.
• Het controleren van correcte facturatie en zorgdragen voor een tijdige betaling van de facturen.
• Het consistent updaten van de informatie in het systeem.
• Het voeren van aftersales gesprekken om feedback te krijgen over de ervaring van de gast gedurende het evenement en het identificeren van potentiele toekomstige business.
• Indien nodig ondersteun je in Hilton The Hague of Hilton Rotterdam.   

Voor de functie Cluster Groups, Conference & Events planning coördinator zijn wij op zoek naar:

• Jij bent fulltime beschikbaar.
• Je vindt het leuk om indien nodig de operationele afdelingen te ondersteunen bij de uitvoering van de evenementen.
• Je bent commercieel ingesteld met sterke sales, administratieve en organisatorische capaciteiten.
• Je hebt een positieve mindset en sterke communicatie vaardigheden.
• Je bent toegewijd aan het leveren van service van hoog niveau.
• Een moedertaalspreker of vloeiend Nederlands spreekt en daarnaast een uitstekende beheersing van het Engels heeft (verplicht). 

Wat kun jij verwachten?

• Salaris in schaal VI
• Fulltime contract met ontwikkelingsmogelijkheden, persoonlijk ontwikkelingsplan en coaching
• Medewerkers korting op overnachtingen Hilton Worldwide via het internationale Go Hilton travel programma
• Reiskostenvergoeding vanaf 5 km
• Jaarlijkse teamuitjes, personeelsfeest en maandelijkse team member forums 

Hoe zal het zijn om te werken bij DoubleTree by Hilton Royal Parc Soestduinen?
Hilton is het toonaangevende wereldwijd bedrijf en bestrijkt de accommodatiesector, van luxe full-service hotels en resorts tot suites voor longstay verblijven en middengeprijsde hotels. Al meer dan een eeuw lang biedt Hilton business en leisure gasten het beste op het gebied van accommodatie, service, voorzieningen en waarde. Hilton zet zich in voor het voortzetten van zijn traditie van het bieden van uitzonderlijke gastervaringen binnen zijn wereldwijde merken. Onze visie “To fill the earth with the light and warmth of hospitality” verenigt ons als team om elke dag uitzonderlijke gastvrijheidservaringen over de hele wereld te creëren. En onze geweldige team members vormen de kern van dit alles!
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________
 
Cluster Groups, Conference & Events Planning Coördinator
DoubleTree by Hilton Royal Parc Soestduinen is looking for a Cluster Groups, Conference & Event Planning Coördinator!
Are you the hands-on and detailed oriented Event Planner that would like to reinforce our Cluster Group, Conference & Events team? Then DoubleTree by Hilton Royal Parc Soestduinen is looking for your talent! 

For our Cluster Group, Conference & Events department we are looking for a detailed oriented and hands-on Event Planner with superb communication skills. As Cluster Group, Conference & Planning Coördinator, you report to the Cluster Commercial Director, Cluster Groups,Conference & Events Manager, Cluster Groups, Conference & Events Assistant Manager en Cluster Groups, Conference & Events Supervisor.
 
As a Cluster Groups, Conference & Events planning coördinator, you are involved in;

• Handling the event planning process after it has been confirmed by the Cluster Group Conference & Events selling team.
• You are responsible for the communication and active follow-up with the guest.
• You ensure a smooth execution of the events.
• Create upsell opportunities to maximaze revenu and added value of the booking.
• Facilitate appointment and site inspections with the guests if needed.
• Ensure clear and detailed communication with the involved departments.
• Creating and sending the Banquet Event Orders and required reports.
• Participate pro-active in selling activities such as Bring Back old Business, key prospects, Sales Blitz Days, etc.
• Checking if invoices are correct and ensuring that they have been settled by the guest on time.
• Consistently updating the information in the system.
• Conduct after sales conversation in order to get feedback on the event experience of the client and identify future business potential
• If needed support Hilton The Hague or Hilton Rotterdam. 

For the position Cluster Groups, Conference & Events planning coördinator we are looking for;

• You are available on a fulltime base.
• You enjoy supporting the operational departments in the implementation of events if necessary.
• You have a commercial mindset with strong sales, administrative and organizational capabilities.
• You have a positive mindset and strong communication skills.
• You are committed to providing high-level service.
• Native/Fluent Dutch speaker (mandatory)
• Flexibility to work outside regular office hours, including weekends if needed. 

What can you expect?

• A salary in scale VI
• Fulltime contract with development opportunities, career development and coaching
• Employee discount on Hilton Worldwide hotel rooms via our international Hilton travel program.
• Employee discount of 50% on Food & Beverage at Hilton Worldwide hotels.
• Travel allowance.
• Annual team outings, staff party and monthly team member forums. 

Why Hilton?
Hilton is the leading company in the international hotel industry. For over a century, Hilton offers business and leisure travelers the best in accommodation, service, amenities and value. Hilton strives to continue its tradition: creating exceptional guest experiences with its global brands. Our vision to fill the earth with the light and warmth of hospitality unites us as a team and our great team members form the core of everything! 
 

Video